ChatGPT zakelijk gebruiken: kosten, veiligheid en privacy

Veel ondernemers gebruiken ChatGPT al: voor een offertetekst, een antwoord op een lastige mail of een bericht voor Instagram. Vaak begon het met de gratis versie op een eigen telefoon, en soms ook bij medewerkers zonder dat iemand er afspraken over maakte. Dan komen de vragen vanzelf. Welk abonnement heb je nodig? Mag je een klantmail erin plakken? En van wie is de tekst die eruit komt?

In dit artikel zetten we het op een rij voor een kleine zaak: de abonnementen en hoe je de kosten uitrekent, wat er niet in ChatGPT hoort, wanneer je een verwerkersovereenkomst nodig hebt, een voorbeeld van een AI-beleid op één A4, wat AI-geletterdheid van je vraagt, hoe het zit met auteursrecht en of je het abonnement kunt aftrekken. Waarvoor je AI in je bedrijf kunt inzetten, lees je in AI gebruiken in je bedrijf. Hier gaat het om veilig en verstandig gebruik van ChatGPT zelf.

Welke abonnementen zijn er en wat kosten ze?

OpenAI, het bedrijf achter ChatGPT, heeft grofweg drie soorten abonnementen. Dit overzicht is van oktober 2026. Namen, prijzen en wat erin zit kunnen veranderen, dus kijk op de dag dat je beslist op de prijspagina van ChatGPT (opent in een nieuw tabblad).

Zo reken je de kosten uit

Een zakelijk abonnement kost een vast bedrag per gebruiker per maand. Kijk ook of het uitmaakt of je per maand of per jaar betaalt. Reken het zo uit:

1. Tel hoeveel mensen er echt mee werken, niet hoeveel mensen er werken.
2. Zoek de prijs per gebruiker op de prijspagina, en kijk of die inclusief of exclusief btw is.
3. Vermenigvuldig: prijs per gebruiker × aantal gebruikers × 12 maanden.

De gratis versie kost geen geld, maar je betaalt op een andere manier: je hebt geen afspraken over wat er met je invoer gebeurt. Voor een snelle tekst zonder namen of cijfers is dat geen probleem. Voor werk met klantgegevens wel.

Is ChatGPT veilig voor bedrijven?

ChatGPT is zo veilig als de manier waarop je het gebruikt. De KVK noemt de belangrijkste risico's (KVK: de risico's van AI-tools (opent in een nieuw tabblad)):

• Je gegevens staan op een server van een ander. Alles wat je invoert, wordt opgeslagen, mogelijk in een land waar de Nederlandse privacywet niet geldt.
• De tekst kan onjuist zijn. ChatGPT schrijft overtuigend, ook als het niet klopt. Een verkeerde prijs, een verzonnen regel of een fout in een datum lijkt net zo betrouwbaar als de rest.
• De tekst kan eenzijdig zijn. AI leert van bestaande teksten en neemt de blik van die teksten over.

Het grootste risico zit dus niet in de techniek, maar in wat mensen erin plakken en wat ze er ongecontroleerd uit halen. Daar gaan de volgende stukken over.

Mag ik klantgegevens in ChatGPT zetten?

Nee, niet in een gratis of persoonlijk account. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de privacytoezichthouder, waarschuwde op 7 augustus 2024 voor het gebruik van AI-chatbots op het werk. Aanleiding waren meldingen van datalekken. Een medewerker van een huisartsenpraktijk had gegevens van patiënten in ChatGPT gezet, die vervolgens gebruikt konden worden om de chatbot te trainen. Een medewerker van een telecombedrijf zette een bestand met onder meer adressen in een chatbot. Volgens de AP heb je als bedrijf geen controle meer over informatie zodra die is ingevoerd (NOS, 7 augustus 2024 (opent in een nieuw tabblad)).

De AP gaf daarbij drie lessen die ook voor een kleine zaak gelden:

• maak duidelijke regels over welke gegevens wel en niet in een chatbot mogen, want medewerkers gebruiken zulke tools vaak op eigen initiatief;
• zelfs een algemene beschrijving van een ziekte zonder naam kan al te veel zijn;
• heb je een contract met de aanbieder, dan kun je afspreken dat je invoer niet wordt opgeslagen om de chatbot te trainen.

Lekt er toch iets uit, dan moet je dat volgens de AP meestal melden bij de AP, en ook de mensen van wie de gegevens zijn gelekt op de hoogte brengen.

Wat hoort er niet in ChatGPT?

De KVK noemt drie soorten informatie die je nooit invoert: persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen en gevoelige informatie van klanten (KVK: AI-beleid maken (opent in een nieuw tabblad)). In de praktijk betekent dat:

• namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van klanten of personeel;
• alles over gezondheid, geld of persoonlijke omstandigheden;
• offertes, inkoopprijzen, marges en contracten;
• wachtwoorden, inlogcodes en rekeningnummers;
• plannen die nog niet naar buiten mogen.

Zo gebruik je het toch voor klantwerk

Wil je hulp bij een antwoord aan een klant, haal dan eerst alles weg wat naar die klant leidt. Schrijf niet "Mevrouw Jansen uit de Dorpsstraat klaagt over haar bestelling van 12 maart", maar "Een klant is ontevreden over een bestelling die te laat kwam. Schrijf een vriendelijk antwoord met excuses en een oplossing." Het antwoord is net zo bruikbaar, en er staat niets in wat niet in ChatGPT hoort. De naam en de details vul je daarna zelf in.

Wanneer heb je een zakelijk account en een verwerkersovereenkomst nodig?

Een zakelijk account is verstandig zodra meer mensen ChatGPT voor je bedrijf gebruiken. Dan heb je één abonnement op naam van de zaak in plaats van losse accounts op privénaam, en kun je met de aanbieder afspraken maken over je gegevens. Vertrekt een medewerker, dan blijft het werk in het account van je bedrijf en niet op diens privéaccount.

Een verwerkersovereenkomst is een contract met een bedrijf dat persoonsgegevens voor jou verwerkt, in jouw opdracht en volgens jouw instructies. Daarin staat wat die partij met de gegevens mag en moet doen. Volgens het Ondernemersplein sluit je zo'n overeenkomst met elk bedrijf dat dit voor je doet, ook als het in het buitenland zit. En je blijft zelf verantwoordelijk voor wat je uitbesteedt (Ondernemersplein: AVG-checklist (opent in een nieuw tabblad)).

Voor ChatGPT betekent dat:

• Zet je er geen persoonsgegevens in, dan verwerkt OpenAI geen persoonsgegevens voor je en speelt een verwerkersovereenkomst voor dat werk geen rol. Je afspraken met je personeel zijn dan het belangrijkst.
• Wil je wel met persoonsgegevens werken, bijvoorbeeld omdat je klantmails laat samenvatten, gebruik dan een zakelijk abonnement waarbij je een verwerkersovereenkomst met OpenAI kunt sluiten. Kijk op de site van OpenAI hoe dat voor jouw abonnement werkt, en bewaar de getekende versie.

Controleer dit voordat je begint

• Het account staat op naam van je bedrijf, niet op een privémailadres.
• Je weet of je invoer wordt gebruikt om de chatbot te trainen, en hebt dat waar mogelijk uitgezet.
• Werk je met persoonsgegevens, dan is er een getekende verwerkersovereenkomst.
• Iedereen die het gebruikt, kent je afspraken over wat er niet in mag.

Hoe maak je een AI-beleid op één A4?

Een AI-beleid is een korte set afspraken over hoe jij en je personeel AI gebruiken. Het is niet verplicht, schrijft de KVK, maar het helpt medewerkers om AI-tools veilig te gebruiken en geeft je houvast als er toch iets misgaat (KVK: AI-beleid maken (opent in een nieuw tabblad), bijgewerkt op 26 maart 2026). De KVK deelt een AI-beleid op in vijf onderdelen. Voor een kleine zaak past dat op één A4. Zo kan het eruitzien:

Het voorbeeld is een begin, geen vast model. Pas het aan op jouw zaak: een tandartspraktijk werkt met gezondheidsgegevens en is strenger dan een bloemist. Houd het kort. Een beleid van tien pagina's leest niemand; één A4 die iedereen kent, werkt beter.

Wat vraagt AI-geletterdheid van je?

AI-geletterdheid betekent dat de mensen die met AI werken, weten wat het kan, wat het niet kan en waar de risico's zitten. De Europese AI-verordening vraagt hier volgens de KVK sinds 2 februari 2025 aandacht voor (KVK: AI-beleid maken (opent in een nieuw tabblad)). In juli 2026 is die regel aangepast: sinds de wijziging met Verordening (EU) 2026/1744, die op 27 juli 2026 in werking trad, vraagt artikel 4 dat bedrijven die AI gebruiken maatregelen nemen die de ontwikkeling van AI-geletterdheid bij hun personeel ondersteunen. Daarbij staat uitdrukkelijk dat je geen bepaald niveau per persoon hoeft te garanderen (tekst van artikel 4 na de wijziging (opent in een nieuw tabblad)).

Let op: oudere uitleg, ook op de KVK-pagina over AI-beleid, zegt nog dat je moet zorgen dat je medewerkers AI-geletterd zijn. Dat was de tekst van vóór de wijziging.

Voor een kleine zaak is de AI-geletterdheid vaak al grotendeels geregeld met het AI-beleid hierboven: uitleg aan nieuwe medewerkers, de afspraak dat je alles nakijkt en een vast aanspreekpunt. Je bent niet verplicht om dit vast te leggen. Het is wel slim om op te schrijven wie welke uitleg kreeg, zodat je kunt laten zien wat je hebt gedaan. Meer over de regels lees je in de AI-verordening voor ondernemers.

Van wie is de tekst die ChatGPT maakt?

Veel ondernemers gaan ervan uit dat een tekst van ChatGPT vanzelf van hen is. Zo simpel is het niet. Volgens de KVK krijg je er niet vanzelf auteursrecht op, ook niet als je de tekst een beetje aanpast. Daarvoor moet je een originele keuze hebben gemaakt en invloed hebben gehad op het hele maakproces (KVK: de risico's van AI-tools (opent in een nieuw tabblad)).

De KVK geeft een voorbeeld. Een schoenenverkoper vraagt ChatGPT om een blog over veelvoorkomende problemen met nieuwe schoenen. Stelt een andere schoenenverkoper dezelfde vraag, dan krijgt die hetzelfde antwoord. De eerste kan de tweede dan niet beschuldigen van plagiaat.

Er speelt ook iets andersom. AI leert van bestaande teksten en beelden. Daardoor kan wat je krijgt deels lijken op werk waar een ander auteursrecht op heeft, en dan kan de maker je aanspreken. Wat dit voor je betekent:

• gebruik ChatGPT als begin, en maak de tekst echt van jou met je eigen ervaring, voorbeelden en toon;
• neem geen tekst over die verdacht veel lijkt op een bestaand artikel of een bekende slogan;
• wees extra voorzichtig met beelden, logo's en namen: laat die liever door een mens maken.

Gebruik je AI voor teksten op je website, lees dan ook website laten maken met AI.

Is een ChatGPT-abonnement aftrekbaar?

Gebruik je ChatGPT voor je bedrijf, dan is het abonnement een kostenpost van je bedrijf, net als je boekhoudprogramma of je telefoonabonnement. Hoe je het precies boekt, hangt af van je situatie: een abonnement dat je ook privé gebruikt, telt anders dan een zakelijk account op naam van je bedrijf. Ook de btw op de factuur werkt niet altijd zoals je verwacht. Vraag je boekhouder hoe je het in jouw administratie verwerkt, en bewaar de facturen.

Wanneer is een los ChatGPT-abonnement niet meer genoeg?

Een abonnement is handig voor werk dat je zelf doet: je plakt iets, je krijgt een tekst terug, je kijkt die na. Maar soms wil je meer. Bijvoorbeeld dat vragen op je website vanzelf worden beantwoord uit jouw prijzen en uitleg, of dat elke aanvraag al samengevat binnenkomt. Dan wordt het lastig met een los abonnement: je gaat klantgegevens kopiëren en plakken, en precies dat wil je niet.

Dan is het beter om AI te laten koppelen aan je website of je systemen. Daarbij bepaal je vooraf welke informatie de AI mag gebruiken, gaan klantgegevens niet door losse accounts, en controleer je wat er naar buiten gaat. Praat een klant rechtstreeks met AI, dan gelden extra regels. Sinds 2 augustus 2026 moeten mensen duidelijk horen dat ze met een AI-systeem praten (Europese Commissie (opent in een nieuw tabblad)). De ACM en de AP vragen daarnaast om naast een chatbot altijd een mogelijkheid te bieden om een mens te spreken (ACM, 2 oktober 2025 (opent in een nieuw tabblad)).

Wat een chatbot op je site kost en of je er een nodig hebt, lees je in wat kost een AI-chatbot. Verwerk je via je website gegevens van klanten met een AI-dienst, vermeld dat dan in je privacyverklaring. Wat er verder op je site moet staan, lees je in wat er wettelijk op je website moet staan.

Hoe begin je verstandig met ChatGPT?

Begin met de gratis versie of een persoonlijk abonnement voor werk zonder gevoelige gegevens: een tekst voor je website herschrijven, een mail korter maken, ideeën voor een actie. Schrijf ondertussen je AI-beleid op één A4. Gaan er meer mensen mee werken, stap dan over op een zakelijk account. En wil je dat AI echt werk overneemt met klantgegevens, laat het dan goed koppelen.

Dat laatste doen wij. Bij AI-integraties koppelen we AI aan je website of systemen, met jouw informatie, altijd met de melding dat het AI is en altijd met een mens die bereikbaar blijft. Wil je eerst zien hoe dat er voor jouw zaak uitziet? Vraag een gratis preview aan.