Kassasysteem voor winkel en webshop: één voorraad

Een winkel met een webshop erbij heeft twee plekken waar dezelfde spullen verkocht worden. Zolang de kassa en de webshop niets van elkaar weten, hou je twee voorraden bij. Dan verkoopt een klant online een jas die net in de winkel over de toonbank ging, en mag jij een excuusmail sturen.

Op deze pagina lees je hoe je dat voorkomt. Eerlijk vooraf: BuildBright verkoopt geen kassa's. Wij bouwen websites en webshops en koppelen kassa's, bestel- en betaalsystemen eraan, dus we hebben geen belang bij een bepaald merk. Begin je nog helemaal zonder webshop, lees dan eerst een webshop beginnen. Heb je een restaurant of café, dan past een kassasysteem voor de horeca beter. En verkoop je vooral behandelingen, zoals in een salon, dan begin je bij een online afsprakensysteem.

Waarom koppel je je kassa aan je webshop?

Om twee redenen: je doet geen dubbel werk, en je verkoopt online niets wat al op is.

Zonder koppeling tel je elke verkoop in de winkel na en pas je de voorraad in de webshop met de hand aan. Komt er een nieuwe levering binnen, dan voer je die twee keer in. Verander je een prijs, dan doe je dat ook twee keer. Elke keer dat je dat vergeet, klopt er iets niet: een product dat online nog te koop staat terwijl het op is, of een prijs in de winkel die anders is dan op je site.

Met een koppeling gebeurt dat vanzelf. Een verkoop in de winkel haalt het product van de online voorraad af, een online bestelling haalt het van de winkelvoorraad af. Je ziet op één plek wat je hebt, wat je verkocht en wat je moet bijbestellen.

Welke kassa kies je voor een winkel die ook online verkoopt?

Voor een winkel met een webshop is de belangrijkste vraag niet welke kassa de mooiste knoppen heeft, maar of die kassa met jouw webshop kan praten. Vraag elke leverancier daarom eerst: met welke webshops werkt deze kassa officieel samen, en wat gaat er dan heen en weer?

Met of zonder abonnement

Bij de meeste kassa's voor winkels betaal je per maand voor de software, vaak per kassa of per winkel. Daar krijg je updates, hulp bij storingen en het online bewaren van je gegevens voor terug. De koppeling met een webshop zit soms in het abonnement, soms in een duurder pakket en soms kost ze apart. Er zijn ook kassa's zonder vast maandbedrag, waarbij de leverancier verdient aan elke pinbetaling. Reken dan uit wat dat bij jouw aantal betalingen per jaar kost, en vraag of zo'n kassa wel aan een webshop te koppelen is.

Huren of kopen

De apparatuur, zoals een kassascherm, bonprinter, scanner voor streepjescodes, geldlade en pinautomaat, kun je bij veel leveranciers kopen of huren. Huren spreidt de kosten, maar je zit vaak aan een contract vast en betaalt over de hele looptijd meer. Kopen kost meer vooraf, maar de spullen zijn van jou. Vraag bij huren wat er gebeurt als een apparaat kapotgaat, en of je bij een overstap alles moet inleveren.

Wat synchroniseert er tussen kassa en webshop?

Synchroniseren betekent dat twee systemen dezelfde gegevens automatisch gelijk houden. Niet elke koppeling doet alles. Vraag per onderdeel wat er gebeurt, en in welke richting.

De belangrijkste vraag is die over de voorraad. Een koppeling die alleen van de kassa naar de webshop gaat, laat online bestellingen niet van je winkelvoorraad afgaan. En een koppeling die eens per uur bijwerkt, kan op een drukke zaterdag net te laat zijn.

Welke drie routes zijn er?

Er zijn grofweg drie manieren om je winkel en je webshop samen te laten werken.

1. Alles-in-één. Je kassa en je webshop komen van dezelfde leverancier en delen vanzelf één voorraad. Je hebt één systeem, één inlog en één aanspreekpunt. Het nadeel: je kiest het pakket, niet de losse onderdelen. Bevalt de webshop niet, dan neem je de kassa vaak mee als je overstapt.

2. Een koppeling. Je houdt een kassa en een webshop van verschillende leveranciers en verbindt ze met een koppeling. Dat kan een kant-en-klare uitbreiding zijn, een koppelprogramma van een derde partij of een koppeling op maat. Zo kies je voor allebei wat het best bij je past. Het nadeel: er is een extra schakel die kan haperen, en bij een storing wijzen leveranciers soms naar elkaar.

3. Handmatig. Je houdt twee voorraden bij en werkt ze zelf bij, bijvoorbeeld elke avond. Dat kost niets extra, en met tien producten en een paar online bestellingen per week is het te doen. Maar het kost tijd, en het gaat mis op het moment dat het druk is.

Welke combinaties zie je vaak?

Hieronder drie combinaties die je veel tegenkomt bij winkels met een webshop. Het is geen volledige lijst en geen advies voor een merk. Functies en prijzen veranderen, dus kijk altijd zelf bij de leverancier.

Shopify met Shopify POS. Shopify is een webshopsysteem met een eigen kassa-app, Shopify POS (POS staat voor point of sale, het verkooppunt). Volgens het helpcentrum van Shopify, bekeken in oktober 2026, houdt Shopify POS bestellingen en voorraad bij via dezelfde beheeromgeving als je webshop (Shopify (opent in een nieuw tabblad)). Dit is een alles-in-één-route.

Lightspeed. Lightspeed maakt kassasystemen voor winkels. Op de Nederlandse site van Lightspeed staat in oktober 2026 dat je voorraad, winkellocaties, webshop en teams op één platform beheert (Lightspeed (opent in een nieuw tabblad)). Daarnaast heeft Lightspeed een app voor de kassa Lightspeed Retail X-Series waarmee je producten, prijzen en voorraad vanuit de kassa met een Shopify-webshop gelijk houdt (Shopify App Store (opent in een nieuw tabblad)). Je kunt Lightspeed dus als alles-in-één gebruiken, of als kassa naast een webshop van Shopify.

WooCommerce met een kassa. WooCommerce is een webshop die je bovenop een WordPress-site bouwt. Volgens de site van WooCommerce, bekeken in oktober 2026, is er een eigen kassa (Point of Sale) die onder meer in Nederland beschikbaar is, met voorraad, klanten en bestellingen die gelijk blijven tussen winkel en webshop. Betalen loopt dan via de betaaldiensten WooPayments of Stripe (WooCommerce (opent in een nieuw tabblad)). Gebruik je al een andere kassa, dan kies je de koppelroute: vraag je kassaleverancier of er een officiële koppeling met WooCommerce is.

Twijfel je nog tussen Shopify en WooCommerce voor de webshop zelf, lees dan Shopify of WooCommerce. Voor de online betalingen heb je een betaalprovider nodig: een bedrijf dat iDEAL en kaartbetalingen voor je verwerkt. Waar je daarbij op let, staat in een betaalprovider kiezen.

Hoe komt je omzet in je boekhouding?

Je kassa weet precies wat je per dag verkocht, tegen welk btw-tarief en hoe er betaald is. Met een koppeling gaat dat dagoverzicht vanzelf naar je boekhoudprogramma, zoals Exact Online, SnelStart of Moneybird. Je boekhouder hoeft dan geen kassabonnen of losse lijstjes over te typen. Vraag je kassaleverancier welke boekhoudprogramma's officieel ondersteund worden, en vraag je boekhouder welk overzicht die het liefst ontvangt. Hoe je dit soort vaste stappen verder laat automatiseren, lees je in processen automatiseren.

Vergeet daarbij niet dat de gegevens in je kassa bij je administratie horen. Volgens de kassabrochure van de Belastingdienst (uitgave september 2013) bewaar je die zeven jaar, en moeten ze controleerbaar blijven, bijvoorbeeld met een doorlopende nummering van alle verkopen (Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)). Wat dat in de praktijk vraagt, staat uitgebreid in ons artikel over een kassasysteem voor de horeca; voor een winkel gelden dezelfde regels.

Hoe regel je afhalen in de winkel en reserveren?

Afhalen in de winkel heet ook wel click & collect: de klant bestelt en betaalt online en haalt het product op in je winkel. Voor een winkel met een webshop is dat vaak de makkelijkste eerste stap. De klant betaalt geen verzendkosten, jij hoeft niets in te pakken en te versturen, en de klant komt je winkel binnen.

Daarvoor heb je nodig:

• in de webshop de keuze "ophalen in de winkel" bij het afrekenen, met je adres en openingstijden;
• een voorraad die klopt, zodat je niets verkoopt wat er niet ligt;
• een melding in de kassa of per mail zodra er een afhaalbestelling binnenkomt;
• een bericht aan de klant wanneer de bestelling klaarligt;
• een vaste plek in de winkel waar afhaalbestellingen liggen, met naam of bestelnummer.

Reserveren lijkt erop, maar de klant betaalt nog niet. Die legt een product apart en komt het bekijken of passen, wat goed werkt bij kleding, schoenen of fietsen. Spreek af hoe lang je iets apart houdt en zet dat op je site. En zorg dat een gereserveerd product uit de online voorraad gaat, anders verkoop je het alsnog aan een ander.

Waar gaat het vaak mis?

• De voorraad klopt al niet voor je begint. Een koppeling neemt fouten over. Tel je voorraad voordat je koppelt.
• Producten heten in de kassa anders dan in de webshop. Gebruik voor elk product en elke maat of kleur hetzelfde artikelnummer of dezelfde streepjescode, anders weet de koppeling niet welk product bij welk hoort.
• Twee plekken waar je producten beheert. Spreek af of je producten en prijzen in de kassa of in de webshop aanpast, en houd je daaraan.
• Geen buffer. Bij producten waarvan je er nog maar één of twee hebt, kan het goed zijn om ze online pas te verkopen vanaf een paar stuks, zodat je niet net te laat bent.
• Retouren. Brengt een klant een online gekocht product terug in de winkel, dan moet het product weer in de voorraad komen en het geld terug naar de klant. Vraag hoe de kassa dat doet.
• Niemand weet wie helpt. Spreek bij de koppelroute af wie je belt als de voorraad niet bijwerkt.

Stappenplan: zo koppel je kassa en webshop

1. Schrijf op wat je hebt: welke kassa, welke webshop, welk boekhoudprogramma en welke betaalprovider, en tot wanneer je contracten lopen.
2. Bepaal wat er moet synchroniseren: alleen voorraad, of ook prijzen, klanten, bestellingen en omzet.
3. Kies een route: alles-in-één, een koppeling of voorlopig handmatig.
4. Vraag bij twee of drie leveranciers een offerte waarin alle kosten staan.
5. Zet je producten op orde: één artikelnummer per product, maat en kleur, en een getelde voorraad.
6. Test de koppeling met een paar producten: verkoop er een in de winkel en een online, en kijk of beide voorraden kloppen.
7. Zet afhalen in de winkel aan en vertel het je klanten, in de winkel en op je site.
8. Laat je boekhouder na de eerste maand meekijken of de omzet goed binnenkomt.

Met welke kosten reken je?

• Kassasoftware: per maand, per kassa of per winkel, of eenmalig.
• Apparatuur: kassascherm of tablet, bonprinter, scanner, geldlade en pinautomaat, gekocht of gehuurd.
• Kosten per pinbetaling in de winkel en per online betaling.
• Webshopabonnement en eventuele betaalde uitbreidingen.
• De koppeling zelf: eenmalig, per maand of allebei.
• Inrichten: producten invoeren, voorraad tellen, personeel uitleggen.
• Je eigen tijd, als je voor de handmatige route kiest.

Reken het uit voor een heel jaar. Stel, je werkt nu handmatig en bent elke week twee uur kwijt aan voorraad bijwerken. Vul je eigen uurwaarde in: bij 40 euro per uur is dat 2 x 52 x 40 = 4.160 euro per jaar. Zet dat naast wat een koppeling of een alles-in-één-pakket per jaar kost, en je ziet wat voor jou het verstandigst is.

Hoe helpen wij hierbij?

Wij verkopen geen kassa's en geen pinautomaten. Wij bouwen je webshop en koppelen je kassa eraan, waar dat kan. Zo bouwen we het: eerst kijken we welke kassa en webshop je hebt en of die een officiële aansluiting hebben waarop andere software mag aansluiten. Heeft je kassa die niet, dan zeggen we dat eerlijk en zoeken we samen uit wat wel kan. Meer lees je bij kassa en bestellen en bij automatisering.

Heb je nog geen goede site voor je winkel, kijk dan wat er op een website voor je winkel hoort en hoe wij websites en webshops bouwen. We beginnen altijd met een gratis preview: een werkende versie met jouw winkel erin. Daarna krijg je een vaste prijs vooraf.