Kassasysteem horeca: kiezen en koppelen aan je website

Een kassasysteem voor de horeca doet veel meer dan geld tellen. Het stuurt bestellingen naar de keuken, houdt bij welke tafels nog moeten betalen en bewaart je omzet zo dat de Belastingdienst die kan controleren. Vergelijkingen van kassa's komen meestal van leveranciers zelf. Die vertellen wat hun kassa kan, maar niet hoe kassa, keuken, QR-code, reserveringen en online bestellen samenwerken.

Dat leggen we hier wel uit. Eerlijk vooraf: BuildBright verkoopt geen kassa's. Wij koppelen ze aan je website, je online bestellingen en je reserveringen, dus we hebben geen belang bij een bepaald merk. Onderaan staat een checklist om leveranciers te vergelijken.

Wat moet een kassasysteem voor de horeca kunnen?

Een winkelkassa telt producten op en rekent af. In de horeca duurt een bestelling langer: gasten bestellen in rondes, de keuken moet weten wat er gemaakt moet worden en aan het eind wil een tafel van zes apart betalen. Deze functies maken het verschil:

Een koffiebar waar gasten aan de toonbank afrekenen, kan zonder tafelplattegrond. Een restaurant met veertig plaatsen kan niet zonder keukenbon.

Hoe werken kassa, keuken, reserveringen en online bestellen samen?

De kassa is het midden van je zaak. Alles wat binnenkomt, hoort daar terecht te komen zonder dat iemand iets overtypt. Dat heet een koppeling: twee systemen die automatisch gegevens aan elkaar doorgeven. Bestellen met een QR-code krijgt hieronder een eigen stuk; dit zijn de andere.

Online bestellen

Een gast bestelt via je eigen website om af te halen of te laten bezorgen. Met een koppeling verschijnt die bestelling als bon in de keuken en als verkoop in je kassa. Zonder koppeling komt ze binnen per mail of op een losse tablet en tikt iemand haar over, en op een drukke avond gaat dat mis. Wil je minder afhankelijk zijn van bezorgplatforms, lees dan over een alternatief voor Thuisbezorgd.

Reserveren

Een reservering via je website of Google komt het liefst direct in je tafelplanning, zodat de tafel bij binnenkomst al klaarstaat in de kassa. Hoe je zo'n systeem kiest, lees je in een reserveringssysteem voor je restaurant.

Boekhouding

Je dagomzet, verdeeld over btw-tarieven en betaalmanieren, kan vanzelf naar je boekhoudprogramma. Dat scheelt je boekhouder werk en jou een stapel kassabonnen.

Betalen

De pinautomaat hoort bij de kassa. Online betalingen lopen via een betaalprovider: een bedrijf dat iDEAL en kaartbetalingen voor je verwerkt. Waar je op let bij die keuze, lees je in een betaalprovider kiezen.

Verkoop je ook producten over de toonbank of in een webshop, dan gaat het ook om voorraad. Lees daarvoor een kassa koppelen aan je webshop.

Bestellen aan tafel met een QR-code

Bij QR-bestellen staat op elke tafel een vierkante code. De gast scant die met de telefoon, ziet de menukaart, bestelt en betaalt soms meteen. De bestelling komt op de juiste tafel in de kassa en als bon in de keuken of achter de bar.

Wat het je oplevert:

• gasten bestellen een tweede drankje wanneer ze willen, zonder op de bediening te wachten;
• je personeel loopt minder, vooral op een groot terras;
• de gast tikt de bestelling zelf in, dus er wordt niets verkeerd verstaan;
• wie meteen betaalt, kan niet weglopen zonder af te rekenen.

Wat het je kost:

• gasten zonder smartphone of zonder zin om te scannen moeten alsnog geholpen worden;
• minder contact: de bediening adviseert minder, raadt minder aan en hoort minder van gasten;
• een menukaart op een klein scherm is minder overzichtelijk dan een kaart op tafel;
• een abonnement of kosten per bestelling bij de leverancier, en tijd om de digitale kaart bij te houden.

Wanneer liever niet

In een restaurant waar advies over gerechten en wijn bij de beleving hoort, voelt bestellen via een telefoon als een stap terug. Ook bij veel oudere gasten of gezelschappen die één keer bestellen, levert het weinig op. QR-bestellen werkt het best bij veel kleine bestellingen: terrassen, cafés, strandtenten en lunchrooms.

Allergenen op de digitale kaart

Ook op een digitale kaart moet je gasten over allergenen informeren. De NVWA schrijft dat je bij onverpakt eten informatie geeft over 14 allergenen, en dat je bij verkoop via een webshop in die webshop vermeldt welke allergenen in de producten zitten, of verwijst naar een telefoonnummer waar mensen dat direct kunnen opvragen (NVWA (opent in een nieuw tabblad)). KHN noemt de digitale menukaart als een van de manieren om gasten te informeren (KHN (opent in een nieuw tabblad)). Zet de allergenen dus bij elk gerecht en pas ze aan zodra een recept verandert.

Eerst een QR-menu, zonder bestellen

Twijfel je? Begin met een QR-code die alleen naar de menukaart op je website leidt, terwijl gasten nog gewoon bij de bediening bestellen. Je merkt hoeveel gasten scannen en hebt nog geen koppeling met de kassa nodig. Bevalt het, dan is bestellen via dezelfde code de volgende stap. Hoe je met je kaart ook meer per gast verkoopt, lees je in meer omzet voor horeca en winkels.

Aan welke eisen van de Belastingdienst moet je kassa voldoen?

Er is geen wet die een bepaald merk kassa voorschrijft. Wel horen de gegevens in je kassa bij je administratie, en daarvoor gelden regels. De Belastingdienst legt dat uit in zijn kassabrochure (uitgave september 2013) (Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)) en in een latere handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem, die vooral voor makers van kassasoftware is geschreven (Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)). In gewone taal:

• Alles wordt vastgelegd. Elke verkoop krijgt een doorlopend nummer, met datum, tijd en de medewerker die hem aansloeg. Zo is te zien of er iets ontbreekt.
• Fouten herstel je met een tegenboeking. Een verkeerd aangeslagen biertje mag je niet wissen. Je boekt het terug, en de fout en het herstel blijven allebei zichtbaar.
• Bijzondere handelingen blijven zichtbaar. De brochure noemt correcties, de trainingsstand waarin nieuw personeel oefent, de geldlade openen zonder verkoop en het inloggen van personeel. Die worden vastgelegd en bewaard. Oefenen mag dus, maar de omzet in de trainingsstand staat ook in je overzichten.
• Wijzigingen in instellingen bewaar je. Pas je een prijs of btw-tarief aan, dan moet later te zien zijn wanneer.
• Zeven jaar bewaren, in detail. De bewaartermijn is zeven jaar. Volgens de handreiking bewaar je de gegevens ook op een andere plek dan in je zaak, voor het geval van brand of inbraak. Een kassa die je gegevens online opslaat, regelt dat meestal al.
• Op verzoek aanleveren. Bij een controle geef je de gegevens binnen een redelijke termijn in een leesbare vorm.

Dat dit menens is, bleek in 2015. De Hoge Raad oordeelde op 25 juni 2015 dat je zelf verantwoordelijk bent voor het bewaren van de digitale detailgegevens uit je kassa. Een kassa met te weinig geheugen accepteert de rechter niet als excuus (KHN (opent in een nieuw tabblad)).

Leveranciers hebben een keurmerk ontwikkeld: Het betrouwbare afrekensysteem. Volgens de brochure mag je bij een kassa met dat keurmerk ervan uitgaan dat je administratie op deze punten aan de eisen voldoet. Het keurmerk is niet verplicht, maar wel een snelle manier om leveranciers te vergelijken.

Wat geldt er voor contant geld in de horeca?

Sinds 1 januari 2026 mogen handelaren in goederen geen contante betalingen van 3.000 euro of meer aannemen. Volgens de Rijksoverheid geldt het verbod voor goederen en niet voor diensten (Rijksoverheid (opent in een nieuw tabblad)). KHN schrijft dat de horeca daarom buiten het verbod valt: een restaurantbezoek is een dienst, en contant afrekenen mag daar ook boven de 3.000 euro (KHN (opent in een nieuw tabblad)). Verkoop je daarnaast goederen, zoals flessen wijn of cadeaupakketten om mee te nemen, dan geldt het verbod voor die verkoop wel.

Mag je contant geld weigeren? Er is een voorstel aangenomen voor een plicht om contante betalingen tot 3.000 euro te accepteren, maar die plicht geldt nog niet. Volgens de Rijksoverheid is het streven dat ze in 2027 ingaat. Kies dus een kassa waarmee contant afrekenen gewoon werkt.

Met of zonder abonnement, tablet of vaste kassa, huren of kopen?

Met of zonder abonnement

Bij de meeste horecakassa's betaal je per maand voor de software, vaak per kassa of apparaat, met extra modules voor bijvoorbeeld QR-bestellen of reserveren. Daar staan updates, hulp bij storingen en het online bewaren van je gegevens tegenover. Er zijn ook kassa's zonder abonnement: je koopt de software eenmalig, of de leverancier verdient aan elke pinbetaling. Let dan op wat een pinbetaling kost, wie je helpt als het op zaterdagavond misgaat en hoe je gegevens zeven jaar bewaard blijven.

Tablet of vaste kassa

Een kassa op een tablet is goedkoop om mee te beginnen en gaat makkelijk mee naar het terras. Een vaste kassa met groter scherm, bonprinter en geldlade is steviger en sneller achter een drukke bar. Veel zaken combineren het: een vaste kassa achter de bar en handhelds voor de bediening. Vraag altijd of de kassa blijft werken als het internet uitvalt.

Huren of kopen

Sommige leveranciers verhuren of leasen de apparatuur, zodat je niet in één keer een groot bedrag kwijt bent. Je betaalt dan langer en zit vaak aan een contract vast. Kopen kost meer vooraf, maar de apparatuur is van jou. Kijk bij huren naar de looptijd, wat er gebeurt als een apparaat kapotgaat en of je het bij een overstap moet inleveren.

Wat kost een kassasysteem voor de horeca?

Bedragen noemen we bewust niet: ze verschillen sterk per leverancier en veranderen vaak. Vraag een offerte waarin alle kosten staan. Meestal zijn dat vier delen:

1. software: een bedrag per maand, per kassa of per apparaat, of eenmalig;
2. apparatuur: kassa, tablet of handhelds, bonprinter, keukenprinter of keukenscherm, geldlade en pinautomaat;
3. kosten per betaling: per pinbetaling een vast bedrag, een percentage of allebei, vaak verschillend per soort kaart;
4. extra's: modules voor QR-bestellen, online bestellen of reserveren, koppelingen, installatie en uitleg.

Reken het zo uit voor één jaar: software per maand keer 12, plus de prijs van de apparatuur gedeeld door het aantal jaren dat je hem gebruikt, plus het aantal pinbetalingen per jaar keer de kosten per pinbetaling, plus de extra's per jaar. Vul dat in voor twee of drie leveranciers. Een kassa zonder abonnement maar met hoge kosten per betaling kan in een drukke zaak duurder uitvallen dan een abonnement met lage kosten per betaling.

Tel ook mee wat niet op de offerte staat: de tijd om je kaart en tafels in te voeren, je personeel wegwijs te maken en later misschien over te stappen.

Snackbar, ijssalon of foodtruck: waar let je op?

Snackbar. Hier draait het om snelheid aan de toonbank en om afhalen: een keukenscherm of bonprinter bij de frituur, bestelnummers die je omroept of op een scherm toont, en online bestellingen die zonder overtypen in de keuken binnenkomen. Een tafelplattegrond is meestal overbodig.

IJssalon. Veel kleine bedragen achter elkaar, vaak met een rij. Kies duidelijke knoppen per smaak en bolletje en snel contactloos afrekenen. Heb je een rustig seizoen, kijk dan of je het abonnement in de winter kunt verlagen of per maand kunt opzeggen. Ook voor ijs geldt de informatieplicht over allergenen; de NVWA noemt ijssalons daarbij met name (NVWA (opent in een nieuw tabblad)).

Foodtruck of ijskar. Je werkt op wisselende plekken, soms zonder goed internet. Een kassa op een tablet of telefoon met een losse pinautomaat die ook zonder wifi werkt, past dan beter. Wat er op de website van zo'n zaak hoort, lees je bij een website voor evenementen.

Checklist: welke kassa past bij jouw zaak?

Neem deze lijst mee naar elk gesprek met een leverancier.

• Je weet hoe je werkt: aan tafel, aan de toonbank of allebei, en hoeveel kassa's en handhelds je nodig hebt.
• De kassa heeft de functies die jij nodig hebt, zoals een tafelplattegrond, keukenbon of keukenscherm en rekening splitsen.
• Allergenen staan per gerecht in de kassa en op een eventuele digitale kaart.
• Fooi via de pin staat apart in je overzicht.
• Verkopen hebben een doorlopend nummer, correcties gaan via een tegenboeking en de trainingsstand wordt vastgelegd.
• De leverancier zet op papier hoe je gegevens zeven jaar in detail bewaard blijven, ook op een andere plek.
• Je weet of de kassa het keurmerk Het betrouwbare afrekensysteem heeft.
• De kassa heeft een officiële aansluiting voor online bestellen, reserveren, QR-bestellen en je boekhoudprogramma.
• Je weet wat er gebeurt als het internet uitvalt.
• Je hebt de kosten voor een jaar uitgerekend.
• Je kent de looptijd van het contract en kunt je gegevens meenemen als je overstapt.
• Er is hulp op de momenten dat jij open bent, ook 's avonds en in het weekend.
• Je boekhouder heeft meegekeken.

Hoe sluit je kassa aan op je website?

Een goede kassa is de helft van het werk. De andere helft is wat gasten online zien: je menukaart met allergenen, je openingstijden, een knop om te reserveren en eventueel online bestellen. Wat er op de site van een restaurant, café of lunchroom hoort, lees je in een website voor de horeca.

Laat je gasten online bestellen of reserveren, let dan ook op toegankelijkheid. Volgens de ACM gelden er sinds 28 juni 2025 regels voor websites en apps waar je producten en diensten kunt kopen, afsluiten of reserveren, voor bedrijven met 10 of meer mensen in dienst of een jaaromzet van meer dan 2 miljoen euro (ACM (opent in een nieuw tabblad)). Of jouw bestelsite eronder valt, hangt dus af van de grootte van je zaak.

Wil je zien hoe dat er voor jouw zaak uitziet? Wij bouwen eerst gratis een werkende preview van je website, met je menukaart en de knoppen voor reserveren of bestellen erin. Daarna zoeken we uit wat er met jouw kassa te koppelen is, en krijg je een vaste prijs vooraf. Vraag een gratis preview aan of lees meer over kassa en bestellen.