Online reserveringssysteem voor je restaurant kiezen

Een gast die om elf uur 's avonds een tafel wil voor zaterdag, belt niet. Die zoekt je zaak op in Google, tikt op de knop om te reserveren en is klaar. Waar die knop heen gaat en wat elke reservering je kost, bepaal je met de keuze voor een reserveringssysteem. Dat is software waarin gasten zelf een tafel boeken en waarin jij ziet wie er wanneer komt.

De meeste vergelijkingen komen van de aanbieders zelf, of van buitenlandse sites. Daarin lees je wat een systeem kan, maar zelden wat het je echt kost en wie er over je gasten gaat. Dat leggen we hier wel uit. Eerlijk vooraf: BuildBright verkoopt geen reserveringssystemen. Wij bouwen websites en koppelen systemen aan elkaar, dus we hebben geen belang bij een bepaald merk.

Wat kost een 'gratis' reserveringssysteem echt?

Zoek je op een gratis reserveringssysteem voor de horeca, dan vind je er genoeg. Dat de software niets kost, betekent niet dat reserveren niets kost. Let op drie dingen.

1. Commissie per gast. Sommige platforms hebben een eigen app of site waar gasten restaurants zoeken en boeken. Daarvoor betaal je soms per gast die via dat platform komt, in plaats van of naast een maandbedrag. Dat kan oplopen, zeker als ook reserveringen via Google of je eigen site via dat platform lopen. In januari 2020 beschreef Koninklijke Horeca Nederland (KHN) hoe reserveringen via de reserveerknop in Google bij restaurants binnenkwamen via TheFork, waardoor ze daarover commissie betaalden. KHN schreef ook dat die knop standaard werd geplaatst, zonder dat de ondernemer vooraf toestemming gaf (KHN (opent in een nieuw tabblad)). De bedragen uit dat bericht zijn bijna zeven jaar oud, dus gebruik ze niet om te rekenen.

2. De gegevens van je gasten. Bij een platform met een eigen app is de gast ook klant van dat platform. De vraag is dan wie die gast later een bericht mag sturen, of je de gegevens kunt meenemen als je opzegt, en of het platform dezelfde gast bij een andere zaak aanbeveelt.

3. Wie de knop in Google beheert. Google werkt met aanbieders die zelf een reserveerlink bij je bedrijfsprofiel kunnen zetten. Staat daar de link van een platform, dan boekt een gast die via Google komt bij dat platform, ook als je een eigen systeem hebt. Hoe je dat aanpast, lees je verderop.

Niet elk systeem werkt met commissie. Zenchef, waar Formitable sinds 2024 onder valt, schrijft bijvoorbeeld op de site van Formitable dat het platform commissievrij blijft en dat alle gastgegevens van het restaurant zijn (Formitable (opent in een nieuw tabblad), gekeken in oktober 2026). Wat zo'n systeem per maand kost, staat daar niet. Vraag de actuele prijs dus altijd zelf op.

Welke soorten reserveringssystemen zijn er?

Grofweg zijn er vier manieren om reserveringen aan te nemen. Veel zaken combineren er twee.

Een formulier op je site lijkt de goedkoopste keuze, maar de gast weet niet meteen of de tafel vrij is. Iemand moet elke aanvraag lezen, controleren en bevestigen. Bij een paar reserveringen per week gaat dat prima. Bij een volle zaterdag kost het tijd en mis je gasten die direct zekerheid willen.

Waar let je op bij het kiezen?

Begin niet bij de lijst met functies, maar bij hoe jouw zaak werkt. Een lunchroom met tien tafels heeft andere eisen dan een restaurant met twee zittingen per avond. Deze punten maken het verschil.

• Prijsmodel. Een vast bedrag per maand of een bedrag per gast. Reken uit wat je betaalt in een drukke maand, niet alleen in een rustige.
• Gastgegevens. Kun je alle gasten en reserveringen downloaden, en wat gebeurt er met die gegevens als je opzegt?
• Google. Kan het systeem een eigen reserveerlink geven die je in je Google-bedrijfsprofiel zet? En zet de aanbieder zelf ook een link in je profiel?
• Op je eigen website. Kun je het reserveren op je eigen site laten zien, in je eigen stijl, zonder dat de gast naar een andere site gaat?
• Kassa. Komt een reservering vanzelf in je kassa terecht, zodat de tafel klaarstaat? Daarover hieronder meer.
• Tafels en tijden. Kun je zittingen instellen, tafels samenvoegen, groepen apart behandelen en een vaste tijd per tafel aanhouden?
• Telefoon en walk-ins. Kan je personeel een telefonische reservering of een gast zonder reservering in hetzelfde overzicht zetten?
• No-shows en groepen. Herinneringen en een aanbetaling voor groepen helpen tegen lege tafels; hoe je dat aanpakt, lees je in no-shows voorkomen.
• Contract. Hoe lang zit je vast, wat is de opzegtermijn en wat kost overstappen?

Let bij annuleringen ook op je voorwaarden. KHN schrijft dat je schade door een annulering kunt verhalen op basis van de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH), maar alleen als je die van toepassing hebt verklaard op de reservering (KHN (opent in een nieuw tabblad)). Kies dus een systeem waarin je je voorwaarden aan de gast laat zien voordat die reserveert.

Vragen voor de leverancier

Leg deze vragen naast elkaar bij twee of drie aanbieders. Vraag de antwoorden op schrift.

• Wat betaal ik per maand, en wat per gast?
• Voor welke reserveringen betaal ik per gast: via jullie app, via Google, via mijn eigen website?
• Zetten jullie zelf een reserveerlink in mijn Google-bedrijfsprofiel?
• Kan ik alle gastgegevens downloaden, ook na opzeggen?
• Mogen jullie mijn gasten berichten sturen of een andere zaak aanraden?
• Is er een officiële koppeling met mijn kassa?
• Hoe lang loopt het contract en hoe zeg ik op?

Hoe werkt de reserveerknop in Google?

In je Google-bedrijfsprofiel, het blok met je zaak in Google Zoeken en Google Maps, kan een knop staan om te reserveren. Volgens Google kun je per soort maximaal 10 links toevoegen. De soorten zijn een afspraak maken, een reservering maken, eten bestellen en een winkelbestelling plaatsen. Heb je meer dan één link, dan stel je er één in als voorkeurslink, die bovenaan komt (Google (opent in een nieuw tabblad)).

Naast jouw eigen links kunnen er links van andere aanbieders staan. Google schrijft dat het met zulke aanbieders werkt en dat sommige links automatisch verschijnen. Ze worden beheerd door partners of via gegevens van Google. Een gast die op zo'n link tikt, komt op de site van die aanbieder uit (Google (opent in een nieuw tabblad)). Hoe je een bedrijfsprofiel opzet en welke gegevens erin horen, lees je in je Google-bedrijfsprofiel aanmaken.

Zo zet je je eigen reserveerlink erin

1. Ga naar je bedrijfsprofiel via business.google.com.
2. Kies in Google Zoeken de knop voor die soort link. In Google Maps kies je Profiel bewerken en daarna de soort.
3. Kies Link toevoegen, of Nog een link toevoegen als er al links staan.
4. Plak de link naar je eigen reserveerpagina en kies Opslaan.
5. Kies bij meer dan één link Voorkeurslink instellen, selecteer je eigen link en kies Opslaan.

Zet als link liefst je eigen reserveerpagina op je website, en niet de pagina van het systeem zelf. Dan kun je later van systeem wisselen zonder dat je Google opnieuw hoeft aan te passen.

Zo haal je een aanbieder weg

Wil je niet dat gasten via een bepaald platform reserveren, dan verwijder je die aanbieder. In Google Zoeken kies je Boeking en daarna Aanbieder verwijderen. In Google Maps kies je eerst Profiel bewerken. Volgens Google moet de aanbieder de link binnen 5 dagen weghalen. Gebeurt dat niet, dan meld je het via het contactformulier van Google (Google (opent in een nieuw tabblad)).

Zoek je hoe je reserveren via Google helemaal uitzet? Google beschrijft het weghalen van een aanbieder, maar geen schakelaar voor reserveringen. Het verstandigste is dus om er een link in te zetten die je zelf beheert.

En de knop voor bestellen?

Voor bestellen werkt het anders. Zet je in je profiel Bestellingen accepteren uit, dan verbergt Google alle opties en links om te bestellen, die van jou en die van anderen (Google (opent in een nieuw tabblad)). Neem je geen bestellingen aan, zet het dan uit. Doe je dat wel, en wil je geen commissie aan een bezorgplatform betalen, lees dan een alternatief voor Thuisbezorgd.

Hoe koppel je reserveringen aan je kassa?

Zonder koppeling leeft een reservering in twee systemen. De gast staat in het reserveringssysteem, maar in de kassa moet iemand de tafel opnieuw openen. Met een koppeling staat de tafel bij binnenkomst al klaar in de kassa, met de naam van de gast en een notitie zoals een allergie of een verjaardag. Na afloop zie je wat een tafel heeft besteed, en dat helpt bij het inplannen van personeel en het inkopen.

Een koppeling kan alleen als je kassa en je reserveringssysteem een officiële aansluiting hebben waarop andere software mag aansluiten. Sommige kassa's hebben zelf een module voor reserveren. Dan heb je één systeem minder, maar ben je voor allebei aan dezelfde leverancier gebonden.

Vraag dus voordat je kiest of het reserveringssysteem met jouw kassa samenwerkt, en wat die koppeling extra kost. Wat een horecakassa verder moet kunnen, lees je in een kassasysteem voor de horeca kiezen.

Hoe zet je reserveren op je eigen website?

Op je eigen site bepaal jij wat de gast ziet: je menukaart, je sfeer, je openingstijden en de knop om te reserveren. De meeste systemen leveren een stukje reserveringsscherm dat je in je eigen pagina zet (een widget). De gast blijft dan op je site en jij hoeft geen tafels dubbel bij te houden.

Zo bouwen we het als we een restaurantsite maken:

• een eigen pagina om te reserveren, met het reserveringsscherm van jouw systeem erin;
• op elke pagina een knop naar die pagina, op een telefoon altijd in beeld;
• een apart formulier voor groepen en feesten, met de vragen die je toch altijd stelt: aantal personen, datum, wensen en budget;
• je voorwaarden voor annuleren zichtbaar voordat de gast reserveert;
• in je Google-bedrijfsprofiel een link naar die reserveringspagina, ingesteld als voorkeur.

Wat er verder op de site van een restaurant, café of lunchroom moet staan, lees je in een website voor de horeca. Werk je niet met tafels maar met afspraken, zoals een kapper of fysiotherapeut, dan past een online afsprakensysteem beter.

Stappenplan: van keuze tot je eerste online reservering

1. Tel je reserveringen. Hoeveel komen er per week binnen, en via welke weg: telefoon, Google, een platform, je site? Kijk in je huidige systeem of houd het twee weken bij.
2. Bepaal wat je wilt. Wil je vooral nieuwe gasten, of vooral je vaste gasten makkelijk laten boeken? Dat bepaalt of je een platform nodig hebt.
3. Vergelijk twee of drie systemen. Gebruik de vragen voor de leverancier hierboven en reken uit wat een drukke maand kost.
4. Check je kassa. Vraag of er een officiële koppeling is, en wat die kost.
5. Richt het systeem in. Tafels, zittingen, openingstijden, maximale groepsgrootte, je voorwaarden en de tekst van de bevestiging.
6. Zet het op je website. Een eigen reserveerpagina, een knop op elke pagina en een formulier voor groepen.
7. Pas Google aan. Zet je eigen link erin, stel hem in als voorkeur en haal aanbieders weg die je niet wilt.
8. Test het als gast. Reserveer op je telefoon via Google en via je site. Komt de reservering goed binnen, ook in je kassa?
9. Kijk na een maand terug. Hoeveel reserveringen kwamen er via welke weg, en wat betaalde je per gast?

Wat is de volgende stap?

Een goed reserveringssysteem is maar de helft. De andere helft is de plek waar gasten beslissen: je website en je profiel in Google. Wil je weten hoe dat er voor jouw zaak uitziet? Wij bouwen eerst gratis een werkende preview van je website, met je menukaart en de knop om te reserveren erin. Daarna kijken we welke koppeling met jouw reserveringssysteem en kassa kan, en krijg je een vaste prijs vooraf. Lees meer bij kassa en bestellen of vraag een gratis preview aan.